Accréditation pour les cliniques de fertilité : lorsque la qualité et les soins centrés sur le patient s’associent au leadership, à la sécurité et à la durabilité
Le Dr Claudia Mika est la fondatrice et PDG de l’accréditation internationale de soins de santé Temos, un organisme d’accréditation international basé en Allemagne qui évalue les hôpitaux, les cliniques, les centres de réadaptation, les centres de soins de reproduction et les cliniques dentaires dans le monde entier. Aujourd’hui, nous vous présentons l’article du Dr Mika sur la qualité des cliniques de fertilité et l’approche centrée sur le patient qui s’associent au leadership, à la sécurité et à la durabilité.
Les cliniques de fertilité ont été largement ignorées par les organisations internationales d’accréditation, préférant les traiter de la même manière que les centres de soins ambulatoires généraux. Cette approche ignore les services cliniques et de laboratoire spécifiques aux soins de reproduction ainsi que l’expérience patient dont les patientes en parcours FIV ont besoin. En 2019, Temos a introduit son programme d’accréditation pour les centres de soins de reproduction afin de répondre au besoin de normes spécialisées pour les cliniques de fertilité et les patients qu’elles servent. Voici pourquoi l’accréditation joue un rôle essentiel dans l’amélioration de la qualité des soins dispensés par les cliniques de fertilité et les centres de soins de reproduction.
Pourquoi l’accréditation ?
L’accréditation a pour mission d’améliorer la qualité globale des services de soins de santé et de l’expérience des patients offerts par une clinique ou un hôpital. L’accréditation elle-même est un processus qui définit les meilleures pratiques appelées « normes », que la clinique ou l’hôpital doit démontrer respecter par le biais d’un processus d’examen par l’organisme d’agrément. Ces normes sont basées sur la recherche scientifique, les meilleures pratiques bien établies, l’expérience ainsi que l’innovation. C’est un processus coopératif et volontaire entre l’organisme d’accréditation et la clinique ou l’hôpital pour permettre au fournisseur de soins de santé de maximiser ses capacités ainsi qu’un engagement envers l’amélioration continue de la qualité.
Pour démontrer le fonctionnement du processus d’accréditation, regardons deux exemples de parcours de deux cliniques de fertilité différentes dans des environnements différents.
Regardez le webinaire “Comment vérifier les normes de qualité des cliniques de FIV”
S’appuyer sur sa force : la Clinique de fertilité A
La clinique de fertilité A jouit d’une solide réputation internationale et attire des patients nationaux et internationaux. Elle est située dans un pays qui a une image positive en tant que destination touristique sûre avec un système politique stable. La clinique A est occupée à servir les patients, contribue à la science et à la recherche internationales et connaît un succès financier. La clinique a connu une croissance rapide, avec une augmentation du nombre de patients et de personnel.
Le directeur général se rend compte que lorsque l’équipe était petite, la communication était facile et les gens savaient quoi faire. Au cours des derniers mois, avec plus de patients et de nouveaux employés, le nombre de plaintes a augmenté. Les membres du personnel se plaignent des longues heures de travail et ne se sentent pas à l’aise et suffisamment formés pour faire face aux différentes cultures qu’ils rencontrent quotidiennement. Les plaintes courantes des patients incluent les longs délais d’attente et un personnel hostile. Il est temps d’organiser une intervention commerciale.
Le directeur médical, qui reporte directement aux propriétaires et est responsable des résultats cliniques et des plaintes des patients, n’est pas satisfait des nouveaux chiffres signalés. Les propriétaires et le directeur médical conviennent que la clinique fonctionnera mieux, avec un personnel et des patients plus heureux, si les processus médicaux, cliniques et de laboratoire sont standardisés, suivis, mesurés, examinés et améliorés.
Au lieu d’engager un ou plusieurs consultants, le directeur médical et les propriétaires décident de demander l’accréditation afin de recevoir des conseils et des outils d’accompagnement pour l’auto-évaluation et le soutien demandé pour la restructuration de la clinique.
Les normes Temos traitent de sujets tels que « services médicaux », « laboratoire de technologie de procréation assistée », « résultats et efficacité », « gestion des ressources humaines », « leadership », « gestion internationale des patients » et « gestion de la qualité » pour aider le directeur général et le personnel à réexaminer leurs approches actuelles en matière de prestation de services et les voies à suivre pour améliorer ces services.
Après avoir conclu avec succès le processus d’accréditation, la clinique A atteint et dépasse ses objectifs en matière de résultats cliniques, de satisfaction des patients, de revenus et d’autres indicateurs.
Petit plus inattendu mais très apprécié : les membres du personnel ont signalé, après la visite sur place, que les réunions d’équipe interdépartementales mises en place pour travailler sur les normes pendant la préparation, ont été d’une grande valeur ajoutée et motivation pour tous et se poursuivent depuis lors.
Réaliser sa vision : la Clinique de Fertilité B
La clinique de fertilité B, située dans un pays de la CEI (Communauté des États indépendants), est bien connue à l’échelle nationale. Elle est bien occupée mais a la capacité de servir plus de patients. La Clinique est gérée et détenue par la même personne, un PDG éthique et soucieux de la qualité. Sa vision est de devenir une clinique de fertilité à la pointe de la technologie qui peut rivaliser au niveau international. Il veut s’assurer que la clinique a les mêmes normes pour les résultats cliniques, les services de laboratoire, la prévention des infections et les services non cliniques pour en faire une destination régionale pour les traitements de fertilité.
L’infrastructure technique et l’équipement de laboratoire de la clinique B sont adéquats et bien entretenus. En raison des barrières linguistiques, les programmes réguliers de formation et d’éducation provenant de sources internationales sont limités, ce qui empêche l’équipe de la clinique d’atteindre ses objectifs en termes de nombre de procédures et de résultats cliniques. Le PDG examine les ressources disponibles pour l’aider, avec son équipe, à concrétiser sa vision de la clinique B.
Le PDG contacte Temos pour lancer le processus de demande d’accréditation internationale afin de devenir la première clinique de fertilité accréditée du pays. Le personnel est à la fois excité et effrayé, ne sachant pas trop à quoi s’attendre. Étape par étape, les normes d’accréditation sont traduites et une assistance est fournie pour aider la Clinique B à mettre en œuvre les normes. Le siège social de Temos, ainsi que son bureau régional CEI, travaille avec la Clinique B à chaque étape du processus. La gestion de la qualité et le système de documentation sont mis en œuvre en fonction des résultats définis, des responsabilités attribuées, etc. Les processus et les procédures sont comparés aux normes internationales de pointe et des ajustements et des améliorations sont apportés au besoin.
Une formation et une éducation régulières ont lieu afin que le personnel se familiarise et se sente à l’aise avec la nouvelle façon de fournir les services. À la suite de ces efforts, la Clinique B passe avec succès l’accréditation et célèbre son accomplissement avec une grande fête. Puis elle lance une commercialisation pour promouvoir sa réalisation. Elle est prête à accueillir davantage de clients nationaux ainsi que ses premiers patients internationaux.
Le parcours d’accréditation
L’accréditation se fait de manière continue, engageant tous les membres du personnel dans l’amélioration continue de la qualité et du service de la clinique. Ce parcours améliore la qualité et l’efficacité des services cliniques et non cliniques, ce qui se traduit par de meilleurs résultats mesurables au profit de ses clients, employés et propriétaires.
Le processus d’accréditation Temos commence par un simple processus d’enregistrement suivi d’un accord qui est signé. Ensuite, un travail acharné commence. Nos clients ont accès à la plateforme en ligne sécurisée et privée, aux normes et aux outils d’auto-évaluation en ligne qui l’accompagnent. Le processus d’auto-évaluation permet à la clinique de voir ses progrès à mesure qu’elle démontre des systèmes et des processus qui répondent à chaque norme. L’équipe Temos aide en cas de besoin. Lorsque le client indique qu’il est prêt pour l’évaluation, le client et l’équipe d’évaluation de Temos se préparent pour la visite sur place.
La visite sur site de Temos est effectuée par une équipe d’experts, généralement un clinicien (médecin ou embryologiste) ainsi qu’un expert en gestion de la qualité. Temos dispose d’une équipe d’évaluateurs multiculturels, multilingues et hautement qualifiés avec une expérience dans plus de 100 pays. L’équipe d’évaluateurs partage ses connaissances et son expérience tout en faisant preuve de sensibilité culturelle lors de l’évaluation de chaque clinique.
Suite à la visite sur place, des suggestions ou recommandations sont faites pour améliorer les services afin de se conformer pleinement aux normes. L’accréditation est délivrée et est valable trois ans ; cependant, une fois par an, les clients fournissent des mises à jour pour confirmer la conformité continue avec les normes ainsi que pour signaler tout changement majeur aux services ou à la gouvernance.
Accréditation : Confirmation de l’excellence internationale
Pendant la pandémie de COVID-19 et à l’avenir, les clients s’attendent de plus en plus à ce que les services de soins de reproduction soient offerts conformément aux meilleures pratiques cliniquement acceptées. Ils se tournent vers l’accréditation pour vérifier que la clinique s’engage à obtenir d’excellents résultats cliniques et à garantir la sécurité des patients et du personnel, des normes d’hygiène améliorées, une excellente expérience pour les patients, etc.
Comme on peut le voir dans les exemples ci-dessus : ça vaut le coup d’essayer !
